Aktet e lindjes, te martesës dhe te vdekjes plotësohen e pasqyrohen ne akte te veçanta, ne forme elektronike dhe te printuara vetëm nga nëpunësi i shërbimit te gjendjes civile, pasi ka administruar, drejtpërdrejt, dokumentet baze ose ka pranuar personalisht deklarimet për faktin e lindjes, lidhjen e martesës ose vdekjen, ne përputhje me kërkesat e legjislacionit ne fuqi. Këto akte mbahen për çdo rast te renditura kronologjikisht.
Aktet e lindjes, martesës dhe te vdekjes, për shtetasit e huaj dhe personave pa shtetësi, me banim te përhershëm ne Shqipëri, mbahen ne zyrën e gjendjes civile ne bashki/njësi bashkiake/komuna ku ato janë te regjistruar ose ku ka ndodhur lindja apo vdekja. Këto akte mbahen nga përgjegjësi i zyrës se gjendjes civile dhe pasqyrohen ne Regjistrin Kombëtar te Gjendjes Civile.
Aktet e lindjes, te martesës e te vdekjes, te mbajtura jashtë shtetit, ne shërbimin diplomatik apo konsullor shqiptar, per shtetasit shqiptare apo dhe për shtetasit e huaj ose personat pa shtetësi, me banim te përkohshëm/te përhershëm ne Republikën e Shqipërisë, përcillen nëpërmjet Ministrisë se Punëve te Jashtme ne Drejtorinë e Përgjithshme te Gjendjes Civile brenda datës 20 Janar te vitit pasardhës.
Lindjet
Lindja e fëmijës deklarohet te nëpunësi i gjendjes civile nga prindërit, pjesëtaret madhore te familjes, përfaqësuesit ligjore ose kujdestaret, dhe, në pamundësi ose në mungesë të tyre, nga personat, që kanë të drejte te vërtetojnë lindjen. Deklarimi mund te bëhet edhe nga përfaqësues të nenës, me prokurë të posaçme.
Deklarimi i lindjes për fëmijë të lindur jashtë territorit të Republikës se Shqipërisë shtetas shqiptarë me banim te përhershëm ne Shqipëri, regjistrimi i lindjes se fëmijës bëhet ne përfaqësitë diplomatike ose konsullore shqiptare, ne vendin ku ka lindur. Kur kjo është e pamundur, regjistrimi behet edhe ne shërbimin e gjendjes civile te atij vendi. Kur regjistrimi i lindjeve kryhet brenda 60 ditëve, për lindjen brenda vendit dhe brenda 90 ditëve, për lindjen jashtë vendit, nëna përfiton shpërblim në masën 5 000 (pese mije) leke.
Për lindjet e ndodhura jashtë shtetit, çertifikata e marre nga akti i lindjes duhet te jete e vulosur me vulën apostille ose vulën e Ambasadës se Republikës se Shqipërisë ne vendin ku ka lindur fëmija.
